De terugbetaling van de opleidingskosten gebeurt pas vanaf het moment dat de nieuwe medewerker het minimum van 9 uur opleiding heeft bereikt en de opleidingsdossiers hiervoor werden goedgekeurd. 

• Het is niet toegelaten om subsidiekanalen te combineren.
• Er wordt tot een maximum van 18 uur opleiding per werknemer terugbetaald.
• Een externe opleiding duurt minstens 3 uur, een interne opleiding minstens 1 uur.
• De BTW kan teruggevorderd worden voor facturen van externe opleiders.
• Een individuele interne opleiding komt niet in aanmerking voor terugbetaling van € 35 voor de lesgever.
• Kosten voor voorbereidingstijd van de externe of interne opleider, het cursusmateriaal, verplaatsingskosten en de huur van lokalen komen nooit in aanmerking voor terugbetaling.

• Dossiers die al ingediend zijn bij het opleidingsfonds Vlaanderen / Brussel / Wallonië of een ander instantie mogen niet meer ingediend worden bij Vorm DC. Op geen enkele manier mag er sprake zijn van dubbelfinanciering. 

• Een aanwezigheidslijst en/of factuur aanleveren die niet volledig is of achteraf aangepast is (met balpen of tipp-ex). Deze dossiers worden sowieso geweigerd.